Lors de mon arrivée à l'Institut de l'Alma, j'ai été familiarisé avec l'environnement Microsoft 365 afin de pouvoir assurer la gestion des utilisateurs, des listes de diffusion, des licences, des groupes O365, etc.
Apprendre à utiliser l'environnement Office 365.
Dès mon arrivée à l'Institut de l'Alma, j'ai été amené à manipuler l'environnement Microsoft 365, qui constitue l'infrastructure numérique centrale de l'établissement. Cette prise en main m'a permis de comprendre rapidement l'organisation des services cloud de Microsoft et de participer activement à la gestion des utilisateurs, des groupes, des licences et des outils collaboratifs utilisés par le personnel et les élèves.
Ma première mission a été la gestion des comptes utilisateurs via l'interface d'administration Microsoft 365. J'ai ainsi procédé à la création, à la modification et à la suppression de comptes selon les arrivées ou départs, en configurant les informations essentielles comme le nom, le rôle ou la matière, la classe ou le service. J'ai également attribué les droits d'accès appropriés aux différents services (Exchange, Teams, OneDrive, etc.), en fonction des besoins des utilisateurs.
Parallèlement, j'ai aussi été amené à gérer des groupes de sécurité et des groupes de distribution, permettant de structurer efficacement les utilisateurs selon leurs fonctions (ex. : professeurs par matière, équipes pédagogiques, personnel administratif). Cela a permis de simplifier la gestion des permissions, mais aussi d'optimiser la communication interne au sein de l'établissement.
Une autre de mes responsabilités a été l'attribution et la gestion des licences Microsoft 365. J'ai veillé à ce que chaque utilisateur dispose d'une licence correspondant à ses besoins : licences A1 pour les élèves, A1 ou A3 pour les enseignants, en fonction de leur profil.
Les licences A1 sont gratuites et donnent accès aux versions en ligne des applications (Word, Excel, PowerPoint) ainsi qu'aux services essentiels comme Teams et OneDrive. En revanche, les licences A3 sont payantes et offrent des fonctionnalités plus avancées, notamment l'installation des applications Office en version bureau, des options de sécurité renforcées et des outils de gestion supplémentaires.
Cette gestion rigoureuse permet de s'assurer que chacun a accès aux bons outils tout en maîtrisant les coûts liés aux abonnements.
Enfin, j'ai participé à la configuration des listes de diffusion, un élément clé pour garantir une communication fluide entre les différents services et équipes. Par exemple, la création d'une liste regroupant tous les enseignants a permis de centraliser les envois d'annonces importantes et de documents pédagogiques, améliorant ainsi la réactivité et la cohésion.
Cette expérience m'a permis non seulement de développer une maîtrise technique des outils Microsoft 365, mais aussi de comprendre les enjeux organisationnels derrière la gestion de ces outils au sein d'un établissement. En contribuant à la mise en place de ces solutions, j'ai pu améliorer l'efficacité des processus administratifs et renforcer la collaboration entre les différents membres de l'institution.